社内の会議室が空いていない！予約の見直しと社外スペースの活用法｜浜松町・大門

「打ち合わせをしたいのに、社内の会議室が空いていない」「予約表は埋まっているのに、実際には誰も使っていない部屋がある」

会議の場所探しに時間がかかると、日程調整や準備にも影響します。そんなときは、会議室の数だけでなく、予約の取り方や会議の進め方も見直してみませんか。

この記事では、会議室不足を感じたときに確認したいことと、必要に応じて社外の会議スペースを活用する方法をご紹介します。

会議室が足りないと感じる理由

本当に部屋数が足りない場合もありますが、予約と実際の利用にずれが生じていることも考えられます。

• 仮押さえが残っている：日程変更や中止の後も予約が解除されていない。
• 必要以上に長く予約している：短時間で終わる打ち合わせにも、毎回同じ長さの枠を確保している。
• 人数に合う場所がない：一人のWeb会議参加にも、複数人用の会議室を使っている。
• 利用時間が集中している：定例会や来客対応が同じ曜日・時間帯に重なっている。

まずは「予約が埋まっている時間」と「実際に使われている時間」を比べると、自社の課題を整理しやすくなります。

予約と会議の進め方を見直す

1．使わなくなった予約は早めに解除する

会議が中止になったときや、オンライン開催に切り替わったときは、会議室の予約も忘れずに見直しましょう。仮押さえの確認期限や、予約を解除する担当者を決めておくと、不要な予約が残るのを防ぎやすくなります。

2．目的と終了時刻を先に決める

「何を共有するか」だけでなく、「会議が終わるまでに何を決めるか」を参加者に伝えましょう。事前に資料を共有し、議題ごとの時間を決めておくと、説明だけで時間を使い切ることを避けやすくなります。

例えば、進捗の報告は事前に共有し、当日は判断が必要な課題を中心に話す、といった進め方もできます。

3．参加者と開催方法を整理する

全員が同じ時間に集まる必要があるか、資料やチャットで共有できる内容ではないかも確認しましょう。会議を開く場合は、進行役、記録役、判断をする人などの役割を明確にしておくことも大切です。

それでも場所が足りないときは、社外の会議室を活用

予約や会議の進め方を見直しても、来客や繁忙期の打ち合わせが重なることはあります。そんなときは、必要な日時に社外の会議室を利用する方法も選択肢になります。

• 社内の会議室が埋まっている日の商談・打ち合わせ
• 本社や別拠点のメンバーが集まるプロジェクト会議
• 訪問先の近くで行う事前打ち合わせや振り返り
• 普段の執務スペースから離れて取り組みたい企画会議

社外の場所を選ぶ際は、人数、利用時間、移動時間、会話の内容、設備を確認しましょう。機密情報を扱う場合は、自社の情報管理ルールに沿って利用場所を選ぶことが必要です。

浜松町・大門で、会議の内容に合う場所を選ぶなら

いいオフィス浜松町 by wedoでは、会議室のほか、カスタム会議スペースや一人でWeb会議に参加できるワークボックスなどをご用意しています。

複数人の打ち合わせ・商談には会議室

3Fの会議室は最大6名まで利用可能で、ゆったり使うなら4名までがおすすめです。大型ホワイトボードを使った議論や、資料を持ち寄った打ち合わせにもご活用いただけます。

最大8名の打ち合わせにはカスタム会議スペース

人数に合わせて、最大8名で利用できるカスタム会議スペースもお選びいただけます。完全個室とは異なるため、周囲に聞かれても差し支えない内容の打ち合わせなど、用途に合わせてご検討ください。

一人でWeb会議に参加するときはワークボックス

一人でオンライン会議に参加するために、大きな会議室を確保する必要はありません。一人用のワークボックスも候補に入れると、人数に合う場所を選べます。

気軽な相談やアイデア出しにはオープンスペース

周囲に聞かれても差し支えない簡単な打ち合わせには、オープンスペースもご利用いただけます。機密性の高い商談や個人情報を扱う面談は、会議の内容に合う個室をご検討ください。

また、会議前後の休憩や気分転換にはオープンスペースをご活用ください。会議室とは別に作業を続けたい場合は、利用方法や料金を受付スタッフへご確認いただけます。

ご利用案内・アクセス

平日9:00〜18:00は受付スタッフが常駐しています。利用するスペースに迷ったときや、お困りごとがあるときは、お気軽にご相談ください。

• 大門駅 A5出口から徒歩1分
• 浜松町駅 北口から徒歩6分
• 御成門駅 A2出口から徒歩9分

所在地：東京都港区芝大門1-6-6 芝大門ヤマトビル 3F・4F

会議室は平日9:00〜18:00にご利用いただけます。準備・片付けも予約時間に含め、余裕を持ってご予約ください。空き状況・料金・設備の詳細は、各予約ページをご確認ください。